Fungsi dan Praktek Manajerial - Planning, Organizing, Leadership, Controlling

Manajemen adalah “proses menyelesaikan aktivitas-aktivitas secara efisien dengan dan melalui orang lain”. Hasibuan (2001:20) mengemukakan bahwa “Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya-sumberdaya lainnya secara efektif dan efisien untuk suatu tujuan tertentu.

Pada umumnya manajemen adalah suatu kerjasama dengan dan melalui orang lain untuk mencapai tujuan yang telah di sepakati bersama dengan sistematis, efisiensi, dan efektif (Martoyo, 2002:12). Manajemen menurut Hasibuan (2001:42), adalah suatu proses yang khas yang terjadi tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang di lakukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lain. Stooner (1986:7) menyatakan bahwa proses mencakup perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian dalam upaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan”. Sedangkan menurut Siagian (1996:12) mengemukakan bahwa fungsi- fungsi manajemen yang ada pada prinsipnya tidak bebeda dengan berbagai pendapat lain yaitu, planning, organaising, stepping, directing, coordinating, reporting, dan budgeting

Menurut Tilaar (1994:24) bahwa manajemen pada hakekatnya berekenaan dengan cara-cara pengelolaan suatu lembaga agar lembaga tersebut efisien dan efektif. Suatu lembaga di katakan efisien apabila infestasi yang di tanamkan dalam lemabaga tersebut sesuai atau memberikan profit sebagaimana yang di harapkan. Selanjutnya suatu lembaga di katakan efektif apabila pengelolaannya menggunakan prinsip yang tepat dan benar sehingga berbagai kegiatan di dalam lembaga tersebut dapat tercapai tujuan yang telah di rencanakan sebelumnya.

Dari bebagai pandangan tentang proses manajemen atau fungsi-fungsi manajemen yang di kemukakan di atas, maka kami akan mencoba membahas satu persatu pembahasan tentang fungsi-fungsi dan praktek dalam sistem manajerial.

A. PERENCANAAN (PLANNING)
Perencanaan merupakan tindakan awal dalam aktivitas manejerial pada setiap organisasi. Karna itu, perencanaan akan menentukan adanya perbedaan kinerja (perforemance) satu organisasi dengan organisasi lain dalam pelaksanaan rencana untuk mencapai tujuan. Mondy & Premeaux (1995:138) menjelaskan bahwa perencanaan merupakan proses menentukan apa yang seharusnya dicapai dan bagaimana mewujudkannya dalam kenyataan. Berarti di dalam perencanaan akan di tentukan apa yang akan dicapai dengan membuat rencana dan cara-cara melakukan rencana untuk mencapai tujuan yang ditetapkan para manajer di setiap level manajemen. Perencanaan berkaitan dengan tujuan (meas) dan sasaran yang dilakukan (ends).

Selanjutnya Terry (1973:192) mengemukakan bahwa terdapat tiga unsur pokok dalam kigiatan perencanaan yaitu: 1) pengumpulan data, 2) analisis data dan, 3) penyusunan rencana yang kongkrit.

Dalam dinamika masyarakat, organisasi beradaptasi kepada tuntunan perubahan melalui perencanaan, Menurut johnson (1973:51) bahwa: “The planning process can be considered as the vehicle for accomplishment of systems change”. Tanpa perencanaan sistem tersebut tak dapat berubah dan tidak dapat menyesuaikan diri dengan kekuatan-kekuatan lingkungan yang berbeda. Dalam sistem tebuka, perubahan dalam sistem terjadi apabila kekuatan lingkungan menghendaki atau menuntut bahwa suatu keseimbangan baru perlu diciptakan dalam organisasi tergantung pada rasionalitas pembuat keputusan. Bagi sistem sosial, satu-satunya wahana untuk perubahan inovasi dan kesanggupan menyesuaikan diri ialah pengambilan keputusan manusia dan proses perencanaan.

Dalam perencanaan ada tujuan khusus. Tujuan tersebut secara khusus sungguh-sungguh dituliskan dan dapat diperoleh semua anggota organisasi. Dan perencanaan mencakup periode tahun tertentu. Jelasnya, ada tindakan program khusus untuk mencapai tujuan ini, karena manajemen memiliki kejelasan pengertian sebagai bagian yang mereka inginkan.

Johnson, dkk (1973) berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu rangkaian tindakan yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan perencanaan disusun berbagai visi, misi, strategi, tujuan dan sasaran organisasi yang pada tingkat awal menggunakan pengambilan keputusan (decision making) yang juga merupakan inti dari manajemen.

Mengapa manajer membuat perencanaan? Sungguh perencanaan memberikan arah, mengurangi pengaruh perubahan, meminimalkan pengulangan dan menyusun ukuran untuk memudahkan pengawasan. Dengan kata lain proses perencanaan merupakan langkah awal kegiatan manajemen dalam setiap organisasi, karena melalui perencanaan ini ditetapkan apa yang akan dilakukan, kapan melakukannya, dan siapa yang akan melakukan kegiatan tersebut. Akan tetapi sebelum sampai pada langkah-langkah ini diperlukan data dan informasi yang cukup serta analisis untuk menetapkan rencana yang konkrit sesuai kebutuhan organisasi.

Menurut Siagian (1985) suatu proses perencanaan harus dapat menjawab lima pertanyaan pokok, yaitu:

Apa yang akan dikerjakan dalam satu kurun waktu tertentu?
Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan, dan kepada siapa bertanggung jawab?
Prosedur, mekanisme dan metode kerja yang bagaimana yang akan diberlakukan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut agar terintegrasi dengan baik?
Adakah perjadwalan kegiatan yang jelas dan harus ditaati?
Apa alasan yang benar-benar data dipertanggung jawabkan tentang mengapa berbagai kegiatan harus dilaksanakan?

Menurut Winardi (1990), fungsi perencanaan mencakup aktivitas-aktivitas manajerial yang mendeterminasi sasaran-sasaran dan alat-alat yang tepat untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut. selanjutnya dikemukakan pula bahwa elemen-elemen perencanaan itu terdiri dari:

Sasaran-sasaran,
Tindakan-tindakan (actions),
Sumber daya, dan
Implementasi.

Sesungguhnya fungsi perencanaan dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk menyajikan suatu sistem keputusan yang terpadu sebagai kerangka dasar bagi kegiatan-kegiatan organisasi. Ada suatu pendekatan yang logis terhadap perencanaan, meliputi langkah-langkah:

Memperhatikan lingkungan politis, ekonomis dan kompetitif di masa datang
Visualisasi peranan yang dikehendaki daripada organisasi didalam lingkungan ini
Merasakan kebutuhan-kebutuhan dan keperluan langganan
Menentukan perubahan-perubahan dalam kebutuhan dan keperluan-keperluan kelompok lain yang berkepentingan
Mengembangkan sarana yang luas, tujuan-tujuan dan rencana-rencana yang akan mengarahkan usaha-usaha seluruh organisasi
Menterjemahkan perencanaan yang luas ini kedalam usaha-usaha fungsional atas dasar yang lebih terperinci.
Mengembangkan perencanaan lebih terperinci dan kontrol atas penggunaan sumber-sumber dalam tiap-tiap wilayah fungsional.

Konsep tentang sistem dalam perencanaan harus mempertimbangkan tiga sistem pokok yang penting bagi organisasi, yaitu:

Sistem lingkungan: Menyajikan parameter-parameter sosial, kultural, politis, dan ekonomis yang luas dimana organisasi harus bekerja
Sistem kompetitif: Melukiskan hubungan-hubungan kompetitif, struktur industrial dan hubungan-hubungan produsen-konsumen untuk perusahaan industri tertentu dimana perusahaan berkompetisi
Sistem organisasi intern: menunjukkan struktur organisasi, sasaran-sasaran dan kebijakan-kebijakan dan hubungan-hubungan fungsional yang membuat organisasi menjadi suatu sistem yang baik.

B. PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Mondy dan Premeaux (1995) menjelaskan: Organisasi ialah kerjasama dua orang atau lebih dalam satu keadaan yang terkoordinir untuk mencapai hasil yang diinginkan. Organisasi terdiri dari beberapa unsur, yaitu:

Ada kumpulan orang-orang,
Ada pembagian kerja atau spesialisasi dalam organisasi,
Bekerjasama di mana aktivitas-aktivitas yang terpisah dikoordinir,
Ada tujuan bersama yang akan dicapai melalui kerjasama yang terkoordinir.

Untuk kelangsungan fungsi organisasi ada beberapa prinsip dalam rancangan manajemennya, yaitu:

Kesatuan perintah,
Rentang pengawasan,
Pembagian kerja, dan
Departementalisasi.

Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang kedua dan merupakan langkah strategis untuk mewujudkan suatu rencana organisasi. Menurut Winadi (1990) pengorganisasian ialah suatu proses di mana pekerjaan yang ada dibagi dalam komponen-komponen yang dapat ditangani dan di aktivitas mengkoordinasikan hasil yang dicapai untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Robbins (1984) pengorganisasian ialah suatu hal yang berkaitan dengan penetapan tugas-tugas untuk dilakukan, siapa yang melakukannya, bagaimana tugas-tugas itu dikelompokkan, siapa yang melaporkan kepada siapa, dan di mana keputusan dibuat.

Reeser (1973:323) mengemukakan “As managerial function, organizing is defined as grouping work activities into department, assigning authority and coordinating the activities of the different departments so that objectives are met and conflics minimized”. Pendapat ini menekankan bahwa pengorganisasian itu berfungsi untuk membagi kerja terhadap berbagai bidang, menetapkan kewenangan dan pengkoordinasian kegiatan bidang yang berbeda untuk menjamin tercapainya tujuan dan mengurangi konflik yang terjadi dalam organisasi.

Ada beberapa konsep dalam pengorganisasian, yaitu:

1. Tanggung Jawab (Responsibility)

Dalam menerima suatu pekerjaan, berarti seseorang mengambil tanggung jawab untuk melaksanakan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melaksanakan aktivitas pekerjaan.

2. Wewenang (Authority)

Wewenang adalah hak untuk memutuskan, mengarahkan orang-orang dalam melakukan sesuatu tindakan, atau untuk melaksanakan suatu kewajiban dalam mencapai tujuan organisasi.

3. Pendelegasian (Delegation)

Pendelegasian adalah proses pemberian tanggung jawab sepanjang wewenang yang dibutuhkan. Konsep delegasi adalah salah satu hal penting bagi manajer sebagai kemampuan untuk memperoleh pekerjaan yang dilaksanakan.

4. Pertanggung jawaban (Accountability)

Tidak ada satu organisasi yang dapat berhasil jika tidak ada sistem pertanggung jawaban. Akuntabilitas adalah jaminan bahwa seseorang yang diusulkan untuk melaksanakan tugas dalam kenyataannya melaksanakannya secara benar.

5. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah berisikan kerangka kerja organisasi. Adapun kerangka kerja organisasi adalah yang kompleks, sedang dan sederhana.

C. KEPEMIMPINAN(LEADERSHIP)
Dalam konteks manajeman, para manajer organisasi adalah pemimpin manajerial yang menjalankan kepemimpinan. Menurut beberapa pakar Kepemimpinan atau Leadership berarti:

Hersey dan Balnchar: kepemimpinan merupakan proses mempengaruhi aktivitas individu atau kelompok dalam usaha kearah pencapaian tujuan dalam situasi tertentu.
Kouzes dan Posner (1993:11): kepemimpinan itu terdiri dari adanya pemimpin, yang dipimpin (anggota) dan situasi saling memerlukan satu sama lain.
Stogdill dalam Keith Grint (1997:114): kepemimpinan ialah sebagai tindakan mempengaruhi kegiatan kelompok dalam usaha menyusun dan mencapai tujuannya. Di dalamnya terdiri dari unsur-unsur kelompok (dua orang atau lebih), dan tujuan dalam orientasi kegiatan serta pembagian tanggung jawab sebagai bentuk perbedaan kewajiban anggota.

Setiap organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasinya memerlukan manajemen. Di dalam memfungsikan manajemen diperlukan proses kepemimpinan, atau kegiatan pencapaian tujuan organisasi melalui kepemimpinan dapat dinamakan sebagai proses manajemen. Keterampilan memimpin dalam mencapai tujuan organisasi inilah sebagai kegiatan manajemen. Dengan kata lain kepemimpinan adalah inti daripada manajemen untuk mencapai tujuan organisasi.

Kepemimpinan terdiri dari seperangkat fungsi atau tindakan yang dilakukan oleh individu-individu atau pemimpin-pemimpin untuk menjamin terlaksananya tugas, iklim kerjasama kelompok, kepuasan anggota yang berhubungan dengan tujuan organisasi. Dengan kata lain kepemimpinan berlangsung diawali dari tindakan mempengaruhi anggota atau bawahan dan diakhiri pada tercapainya tujuan organisasi atau kepuasan anggota.

Pemimpin adalah orang yang diserahi tugas dan tanggung jawab untuk memimpin organisasi atau diterima menjadi pemimpin dalam situasi tertentu. Pemimpin memiliki kemampuan untuk memimpin, ilmu dan pengetahuan, bepengalaman serta harus memenuhi persyaratan keterampilan dan pengetahuan misalnya mengatur pembagian kerja, merancang strategi, mengkoordinasikan sumber daya bersikap kooperatif untuk memperlancar pekerjaan dalam mencapai tujuan. Kemampuan yang dimiliki seorang pemimpin adalah mempengaruhi, mengendalikan tingkah laku dan perasaan orang lain untuk mencapai tujuan merupakan substansi kepemimpinan itu sendiri.

Menurut Kaazt dalam Hersey dan Blanchard (1988:7) setiap pemimpin harus memiliki tiga keterampilan utama yaitu keterampilan teknik, keterampilan hubungan manusia dan keterampilan konseptual. Ketiga keterampilan ini menjadi syarat mutlak bagi efektivitas kepemimpinan seseorang dalam menjalankan fungsinya sebagai pemimpin terutama dalam sebuah organisasi.

Kepemimpinan manajerial atau kepemimpinan administrative memerlukan ketiga keterampilan memimpin tersebut sesuai dengan posisi atau level kepemimpinannya. Untuk itu baik seorang manajer perusahaan perbankan, manajer industri, manajer perusahaan besar dan kecil dan manajer lembaga pendidikan perlu memenuhi syarat keterampilan memimpin sebagaimana diungkapkan di atas agar berhasil mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Kepemimpinan dapat menjamin keberhasilan tugas seorang manajer. Namun hasil kerja atau pelaksanaan tugas tidak selalu dicapai dengan efektif karena berbagai faktor yang mempengaruhinya.

Kepemimpinan adalah proses hubungan manusia yang kompleks. Sebagai gejala kebudayaan dalam kehidupan sosial manusia, kepemimpinan dipengaruhi banyak faktor, baik pribadi pemimpin maupun faktor eksternal atau lingkungan dari luar diri pemimpin. Karena itu kepemimpinan seseorang dalam suatu organisasi, tak terkecuali dalam organisasi sosial dan keagamaan dipengaruhi oleh banyak faktor baik yang berasal dari diri pemimpin, yang dipimpin maupun lingkungan atau situasi organisasi yang dipimpinnya. Setiap orang dalam memimpin memiliki gaya tersendiri dalam memimpin satu organisasi atau dalam pergaulannya.

D. PENGAWASAN (CONTROLLING)
Sebagai salah satu fungsi manajemen, pengawasan merupakan tindakan terakhir yang dilakukan para manajer pada suatu organisasi. Siagian (1985) berpendapat bahwa pengawasan (controlling) merupakan proses pengamatan atau pemantauan terhadap pelaksanaan kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Dengan pengawasan diharapkan penyimpangan dalam berbagai hal dapat dihindari sehingga tujuan dapat tercapai. Apa yang direncanakan dijalankan dengan benar sesuai hasil musyawarah dan pendayagunaan sumber daya material akan mendukung terwujudnya tujuan organisasi.

Pengawasan yang dibuat dalam fungsi manajemen sebenarnya merupakan strategi untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari segi pendekatan rasional terhadap keberadaan input (jumlah dan kualitas bahan, uang, staf, peralatan, fasilitas, dan informasi), demikian pula pengawasan terhadap aktivitas (penjadwalan dan ketepatan pelaksanaan kegiatan organisasi), sedangkan yang lain adalah pengawasan terhadap output (standar produk yang diinginkan).

Dalam konteks manajemen, paling tidak ada lima bentuk kontrol berdasarkan definisi, tujuan dan ruang lingkupnya yaitu:

Kontrol produksi ialah tugas mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan pembuatan barang sesuai dengan rencana-rencana pembuatan barang sedemikian rupa sehingga jadwal yang telah benar-benar diketahui dapat dicapai dengan kehematan dan efisiensi optimum.
Kontrol kualitas ialah suatu fungsi untuk menjamin bahwa sifat-sifat produksi sesuai dengan standar yang diinginkan dan dengan adanya proses kontrol ini hubungan antara produsen dan konsumen dapat dipelihara.
Kontrol inventaris yaitu suatu kontrol terhadap barang-barang yang dipergunakan dalam pembuatah produk industri sebagai suatu kebulatan berjumlah 50 dan 55 % daripada biaya total untuk membuat produk-produk tersebut. pemeliharaan jumlah optimum bahan-bahan mentah dan barang-barang jadi disebut sebagai kontrol inventaris.
Kontrol biaya atau penghitungan biaya adalah proses pemastian dan penafsiran biaya pembuatah suatu produk, penyajian jasa atau penyelenggaraan setiap fungsi atau pekerjaan dalam suatu perusahaan.